Courtier Immobilier Montréal YE/Sarrazin Plateau Mont-Royal

Politiques et pratiques encadrant la gouvernance à l’égard des renseignements personnels

 

L’Agence immobilière YESARRAZIN est régie par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1) (la Loi).

Renseignement personnel

Un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Un écrit, une image, une vidéo et un enregistrement sonore peuvent contenir des renseignements personnels. Dans le cadre de ses activités professionnelles, l’Agence immobilière YESARRAZIN peut recueillir des renseignements personnels tels que le nom, l’adresse domiciliaire, la date de naissance, les renseignements d’une pièce d’identité, le numéro d’assurance sociale, les renseignements sur les revenus, la situation matrimoniale d’une personne, etc.   

Consentement

L’Agence immobilière YESARRAZIN collecte, utilise, communique un renseignement personnel avec le consentement de la personne concernée. Pour être valide, ce consentement doit être manifeste, libre, éclairé et donné à des fins spécifiques. La personne qui consent à fournir ses renseignements personnels est présumée consentir à leur utilisation et à leur communication à des fins pour lesquelles ils ont été collectés. 

Toute personne peut retirer à tout moment son consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de ses renseignements personnels par l’Agence immobilière YESARRAZIN. Dans ce cas, si la collecte est nécessaire à la conclusion ou à l’exécution du contrat par l’Agence immobilière YESARRAZIN, celle-ci (celui-ci) pourrait ne pas être en mesure d’acquiescer à une demande de service. 

Responsabilité 

L’Agence immobilière YESARRAZIN est responsable de la protection des renseignements personnels qu’elle/il détient dans le cadre de l’exercice des activités du courtage immobilier. Dans ce but, l’Agence immobilière YESARRAZIN a adopté la politique de confidentialité ainsi que des politiques et des pratiques encadrant la gouvernance à l’égard des renseignements personnels et dont l’objectif est d’encadrer la cueillette, l’utilisation, la communication, la conservation et la destruction des renseignements personnels. 

Collecte des renseignements personnels

L’Agence immobilière YESARRAZIN ne collecte que des renseignements personnels nécessaires à l’exercice de ses activités dans le domaine du courtage immobilier. À titre d’exemple, il peut s’agir de renseignements collectés aux fins de la réalisation d’une transaction immobilière, aux fins de la tenue des dossiers, de la surveillance de la pratique professionnelle par l’Organisme d’autoréglementation du courtage immobilier du Québec (l’OACIQ) ou toute autre fin déterminée par l’Agence immobilière YESARRAZIN et portée à la connaissance de la personne dont on demande le consentement. 

L’Agence immobilière YESARRAZIN invite les membres de son personnel à expliquer en termes simples et clairs à la personne concernée les raisons de la collecte de ses renseignements personnels et à s’assurer de leur compréhension.

Aux fins de la collecte des renseignements personnels, l’Agence immobilière YESARRAZIN encourage les membres de son personnel à utiliser les formulaires standardisés élaborés par l’OACIQ.

L’Agence immobilière YESARRAZIN peut aussi recueillir les renseignements personnels verbalement lors de correspondances avec les personnes impliquées dans une transaction ou par le biais de divers documents soumis dans le cadre d’une réalisation d’une transaction immobilière (pièces d’identité, documents financiers, procurations, etc.).

Utilisation et communication des renseignements personnels 

Les renseignements personnels sont utilisés et communiqués aux fins pour lesquelles ils ont été collectés et avec le consentement de la personne concernée. Dans certains cas prévus par la loi, les renseignements personnels peuvent être utilisés à d’autres fins, par exemple, dans le but de détecter et de prévenir une fraude, dans le but de fournir un service à la personne concernée.

L’Agence immobilière YESARRAZIN peut être tenue de communiquer les renseignements personnels à des tiers, par exemple, aux fournisseurs, aux cocontractants, aux sous-traitants, aux mandataires, aux assureurs (comme le Fonds d’assurance responsabilité professionnelle du courtage immobilier du Québec [le FARCIQ]), aux professionnels, à d’autres régulateurs, ou à l’extérieur du Québec.

L’Agence immobilière YESARRAZIN peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un renseignement personnel à un tiers si cette communication est nécessaire à l’exécution d’un mandat ou d’un contrat de service ou d’entreprise. Dans ce cas, l’Agence immobilière YESARRAZIN établit un mandat ou un contrat écrit dans lequel elle indique les mesures que son mandataire doit prendre pour assurer la protection des renseignements personnels qui lui sont confiés, pour que ceux-ci ne soient utilisés que dans l’exercice du mandat ou du contrat et qu’ils soient détruits après sa fin. Le cocontractant doit également s’obliger à collaborer avec l’Agence immobilière YESARRAZIN en cas de violation de la confidentialité des renseignements personnels.

Avant de communiquer les renseignements personnels à l’extérieur du Québec, l’Agence immobilière YESARRAZIN tient compte de leur sensibilité, de la finalité de leur utilisation et des mesures de protection dont ceux-ci bénéficieront à l’extérieur du Québec. L’Agence immobilière YESARRAZIN ne communiquera les renseignements personnels à l’extérieur du Québec que si son analyse démontre que ceux-ci bénéficieront d’une protection adéquate dans l’endroit où ils doivent être communiqués.

Données de navigation et technologie d’analyse

  1. Définition
     « Données de navigation » désigne l’ensemble des renseignements collectés, en tout ou en partie, par YESARRAZIN ainsi que certaines entreprises avec lesquelles nous collaborons, à des fins commerciales ou non (incluant notamment nos partenaires publicitaires, partenaires en création de contenu, fournisseurs de services, de solutions et plateformes technologiques).

Ces données sont jugées « non sensibles » puisqu’elles sont sous une forme impersonnelle. Tous nos partenaires d’affaires, sans exception, sont tenus d’adhérer, par la loi, à la totalité des principes reconnus en matière de protection de la vie privée. Nos serveurs peuvent notamment recueillir l’adresse IP de votre appareil (ordinateur, téléphone mobile, tablette) ainsi que le nom de votre fournisseur de services internet.

En poursuivant l’utilisation de notre site web, réseaux sociaux ou applications spécialisées, vous consentez à l’utilisation que nous ferons des données de navigation collectées. Si vous décidez de bloquer l’utilisation de certains témoins, vous pourriez ne pas pouvoir accéder à l’ensemble de notre contenu.

  1. Fichiers journaux et témoins « cookies »
     Nous collectons certaines informations par le biais de fichiers journaux, communément appelés « log files », ainsi que de fichiers journaux connus sous le terme « cookies ». Ces témoins sont une forme d’information qui est enregistrée par un serveur http directement sur le disque dur de votre appareil afin de vous identifier en ligne.

Les cookies utilisés par YESARRAZIN ne contiennent pas de renseignements personnels, mais simplement un numéro unique nous permettant de vous identifier ainsi que de vous offrir du contenu susceptible de vous intéresser, le tout dans le but d’optimiser votre expérience. Bien que la majorité des navigateurs web acceptent automatiquement les cookies, il vous est toujours possible de les refuser. Pour ce faire, vous n’avez qu’à modifier vos préférences directement dans votre appareil.

  1. Témoins médias sociaux
     Notre site internet peut inclure des fonctionnalités de sites web tiers, notamment ceux de réseaux sociaux. Ces derniers peuvent être accompagnés de scripts ou autres éléments pouvant lire votre appareil, ou encore y placer des témoins provenant de ces réseaux sociaux. Ces témoins ont principalement pour but de personnaliser le contenu publicitaire auquel vous êtes exposé. Nous n’avons pas accès ni contrôle sur ces témoins, leurs utilisations ou encore les données recueillies, mais nous agissons en tant qu’opérateur de notre site internet.
  2. Pixels
     YESARRAZIN ou l’un de nos partenaires pourrait utiliser des « pixels-espions », aussi appelés « pixels invisibles », afin d’amasser des données liées aux utilisateurs du site internet, incluant notamment des données démographiques ou sur le comportement de navigation. Aucune information personnelle n’est collectée.
  3. Google Analytics
     Nous utilisons l’outil Google Analytics pour collecter des renseignements concernant les activités de navigation de nos utilisateurs, incluant sans s’y limiter, la source, le temps passé sur notre site internet ou encore les pages consultées.
  4. Google AdWords Remarketing
     Nous utilisons l’outil Google AdWords Remarketing à des fins de placement publicitaire sur internet, ce qui nous permet d’afficher des annonces sur les sites de tiers, à l’intention d’utilisateurs ayant déjà visité notre site internet. Cet outil, ou tout autre similaire, affiche du contenu publicitaire en fonction des pages et du contenu consulté sur notre site.

Il est toujours possible de désactiver l’utilisation de Google AdWords Remarketing si vous ne souhaitez pas y participer. Vous n’avez qu’à consulter les pages d’aide en ligne de votre navigateur.

  1. Politiques de confidentialité des sites tiers
     Il est fortement conseillé de consulter les politiques de confidentialité des différents sites internet susceptibles de collecter vos données de navigation :

Liens vers des sites tiers
 Dans le cadre des services offerts par YESARRAZIN, nous pourrions fournir des hyperliens menant à d’autres sites internet. Ces hyperliens appartiennent à d’autres entreprises et partenaires et sont hors de notre contrôle. De ce fait, YESARRAZIN ne peut être tenu responsable de l’apparence, du contenu ou de l’activité de quelque site internet que ce soit lié au sien par un hyperlien. Il est à noter que l’inclusion d’un hyperlien à un site n’est en aucun cas une approbation du contenu présenté sur ce dernier.

Conservation et destruction des renseignements personnels 

Lorsque les fins auxquelles les renseignements personnels ont été recueillis ou utilisés ont été accomplies, l’Agence immobilière YESARRAZIN doit les détruire, sous réserve d’un délai de conservation prévu par la Loi. À cet égard, les obligations professionnelles de l’Agence immobilière YESARRAZIN l’obligent à conserver ses dossiers pendant au moins six (6) ans suivant leur fermeture définitive. 

Mesures de sécurité

Lors de la collecte, de l’utilisation, de la conservation et de la destruction des renseignements personnels, l’Agence immobilière YESARRAZIN applique les mesures de sécurité nécessaires pour protéger le caractère confidentiel des renseignements personnels. Plus spécifiquement, voici les mesures applicables :

Incident de confidentialité

L’Agence immobilière YESARRAZIN a mis en place un protocole de gestion d’un incident de confidentialité dans lequel sont identifiées les personnes qui assistent le Responsable de la protection des renseignements personnels et qui prévoit les actions concrètes qui doivent être posées en cas d’incident. Ce protocole prévoit notamment les responsabilités attendues à chacune des étapes de la gestion de l’incident incluant les mesures à prendre pour assurer la sécurité des données. 

Rôles et responsabilités 

L’Agence immobilière YESARRAZIN

  • Assure la confidentialité des renseignements par de bonnes pratiques de gestion de l’information. Plus particulièrement, elle donne des directives, des formations et des instructions aux membres du personnel relatives à la collecte, à l’usage, au stockage, à la modification, à la consultation, à la communication et à la destruction permise des renseignements personnels. 
  • Dispose de méthodes uniformisées de conservation des documents contenant des renseignements personnels, notamment quant à la procédure de numérisation.
  • Gère les accès physique et informatique aux renseignements personnels en fonction notamment de leur sensibilité.

Responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à la Loi, l’Agence immobilière YESARRAZIN a nommé le Responsable de la protection des renseignements personnels.

Il s’assure notamment que les présentes politiques sont respectées et qu’elles sont conformes à la réglementation applicable. Le nom et les coordonnées de cette personne figurent dans la section « Droit d’accès, de retrait et de rectification ».

Le Responsable de la protection des renseignements personnels assume la gestion des incidents de confidentialité et, dans ce contexte, pose des gestes prévus par la Loi. 

Le Responsable de la protection des renseignements personnels traite les demandes d’accès et de rectification des renseignements personnels. Il traite également les plaintes relativement au traitement des renseignements personnels par l’Agence immobilière YESARRAZIN.

Le Responsable de la protection des renseignements personnels est consulté dans le cadre d’une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pour tout projet d’acquisition, de développement et de refonte d’un système d’information ou de prestation électronique de services impliquant la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation ou la destruction de renseignements personnels. Il peut suggérer des mesures pour assurer la protection de renseignements personnels dans le cadre d’un tel projet. 

Membres du personnel

Un membre du personnel de YESARRAZIN peut prendre connaissance du renseignement personnel uniquement dans la mesure où cela est indispensable à l’exécution de ses fonctions ou de son mandat.

  • S’assure de l’intégrité et de la confidentialité des renseignements personnels détenus par l’Agence.
  • Se conforme à toutes les politiques et directives de l’Agence sur l’accès, la collecte, l’utilisation, la communication, la destruction des renseignements personnels et sur la sécurité de l’information et respecte les consignes qui lui sont présentées.
  • Respecte les mesures de sécurité mises en place sur son poste de travail et sur tout équipement contenant des renseignements personnels.
  • Utilise uniquement l’équipement et les logiciels autorisés par l’Agence

Droit d’accès, de retrait et de rectification

Une personne (ou son représentant autorisé) peut demander d’avoir accès aux renseignements personnels la concernant détenus par l’Agence immobilière YESARRAZIN. Une personne peut retirer à tout moment son consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de ses renseignements personnels. Ce retrait est alors consigné par écrit.

Une personne peut demander de corriger, dans un dossier qui la concerne, des renseignements personnels qu’elle estime inexacts, incomplets ou équivoques. 

L’Agence immobilière YESARRAZIN peut refuser une demande d’accès ou de rectification dans les cas prévus par la Loi.

Plaintes

Une personne qui se considère lésée peut formuler une plainte relative au traitement de ses renseignements personnels par l’Agence immobilière YESARRAZIN. Cette plainte sera traitée avec diligence dans un délai maximal de 30 jours par la personne responsable de la protection des renseignements personnels. Une réponse écrite vous sera alors adressée.

Processus de traitement des plaintes :

  1. Réception de la plainte : Toute plainte doit être transmise par écrit (courriel ou lettre) au Responsable de la protection des renseignements personnels.

     

  2. Accusé de réception : Un accusé de réception vous sera transmis dans un délai de 5 jours ouvrables.

     

  3. Analyse : Une évaluation complète de la plainte sera effectuée afin de déterminer si un manquement s’est produit.

     

  4. Réponse : Une réponse écrite, expliquant les conclusions de l’analyse ainsi que les mesures correctives prises, le cas échéant, vous sera envoyée dans un délai de 30 jours suivant la réception de la plainte.

     

Dans le cas où des mesures correctives seraient nécessaires, elles seront mises en œuvre dans les plus brefs délais afin d’assurer la conformité aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels.

Pour faire une demande d’accès ou de rectification de vos renseignements personnels ou pour soumettre une plainte relativement à leur traitement, veuillez communiquer avec :

Responsable de la protection des renseignements personnels
 Nom : Danielle Mansour
Titre : Dirigeante d’agence
 Courriel : danielle@yesarrazin.com
 Téléphone : 514-616-6660